Hoá đơn điện tử là gì
Hoá đơn điện tử là hoá đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về kế toán, thuế. Theo quy định hiện hành, hoá đơn giấy truyền thống về cơ bản không còn được sử dụng, hoá đơn điện tử là hình thức bắt buộc áp dụng thống nhất trên cả nước.
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc dùng ngay không
Có. Ngay khi doanh nghiệp mới thành lập bắt đầu phát sinh hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử — không có giai đoạn "chuyển tiếp" hay "miễn trừ" cho doanh nghiệp mới như một số người vẫn nghĩ. Việc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử nên được thực hiện song song với thủ tục khai thuế ban đầu, để doanh nghiệp có thể xuất hoá đơn ngay khi phát sinh giao dịch đầu tiên.
Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thông qua tổ chức cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo phát hành hoá đơn (đối với các trường hợp áp dụng) trước khi chính thức xuất hoá đơn cho khách hàng.
- Chuẩn bị chữ ký số hợp lệ (bắt buộc để ký hoá đơn điện tử)
- Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử được công nhận
- Thực hiện đăng ký, chờ cơ quan thuế xác nhận chấp nhận
- Thông báo phát hành hoá đơn (nếu thuộc diện áp dụng) trước khi sử dụng chính thức
Hoá đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Có hai loại hoá đơn điện tử: hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (được cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua) và hoá đơn điện tử không có mã (áp dụng cho một số doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định, tự chịu trách nhiệm về tính chính xác). Phần lớn doanh nghiệp mới thành lập, quy mô vừa và nhỏ sẽ thuộc diện sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Rủi ro nếu chậm đăng ký hoặc xuất hoá đơn không đúng quy định
Việc chậm đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, hoặc xuất hoá đơn không đúng quy định (sai thông tin, không đúng thời điểm lập hoá đơn...) có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn, đồng thời ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào của cả doanh nghiệp và đối tác giao dịch. Vì mức xử phạt cụ thể và các trường hợp ngoại lệ có thể thay đổi theo quy định từng thời kỳ, hãy liên hệ MAX OFFICE để được tư vấn chính xác cho tình huống của doanh nghiệp bạn.
Giải pháp cho doanh nghiệp mới thành lập
Để tránh chậm trễ trong việc xuất hoá đơn ngay từ những giao dịch đầu tiên, nhiều doanh nghiệp mới lựa chọn đăng ký hoá đơn điện tử ngay trong gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp hoặc gói kế toán thuế trọn gói — bao gồm chữ ký số, một số lượng hoá đơn điện tử ban đầu và hỗ trợ thông báo phát hành hoá đơn, giúp doanh nghiệp sẵn sàng hoạt động ngay khi có giấy phép.
