Các khoản chi phí vận hành văn phòng phổ biến
Chi phí vận hành văn phòng của một doanh nghiệp thường bao gồm nhiều khoản mục nhỏ dễ bị bỏ sót khi tính toán tổng thể:
- Tiền thuê mặt bằng và phí quản lý toà nhà
- Điện, nước, internet, điện thoại
- Nội thất, thiết bị văn phòng và chi phí bảo trì, sửa chữa
- Lễ tân, vệ sinh, bảo vệ (nếu văn phòng tự vận hành)
- Văn phòng phẩm và các chi phí phát sinh hàng ngày
Mô hình văn phòng ảnh hưởng thế nào đến khả năng kiểm soát chi phí
Với văn phòng truyền thống (thuê mặt bằng trống), doanh nghiệp phải tự quản lý và chi trả riêng lẻ từng khoản mục ở trên, khiến chi phí thực tế khó dự đoán chính xác và dễ phát sinh ngoài kế hoạch (sửa chữa đột xuất, tăng phí dịch vụ...). Với văn phòng trọn gói, phần lớn các khoản chi phí vận hành đã được gộp vào một mức phí cố định hàng tháng, giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác hơn và không phải lo quản lý từng nhà cung cấp dịch vụ riêng lẻ.
Mẹo tối ưu chi phí vận hành văn phòng
- Rà soát định kỳ các khoản chi phí cố định để loại bỏ dịch vụ không còn sử dụng (phần mềm, gói dịch vụ dư thừa)
- Chọn diện tích văn phòng phù hợp với quy mô nhân sự thực tế, tránh thuê dư thừa diện tích
- Cân nhắc mô hình chỗ ngồi linh động cho nhân sự làm việc không cố định hàng ngày, thay vì duy trì chỗ ngồi cố định cho tất cả
- So sánh chi phí giữa các mô hình văn phòng (truyền thống, trọn gói, ảo kết hợp coworking) để chọn phương án phù hợp nhất với giai đoạn hiện tại
Khi nào nên xem xét đổi mô hình hoặc địa điểm văn phòng
Doanh nghiệp nên rà soát lại mô hình văn phòng khi nhận thấy chi phí vận hành chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng chi phí mà không tương xứng với hiệu quả sử dụng thực tế — ví dụ diện tích thuê dư thừa so với số nhân sự làm việc tại văn phòng, hoặc chi phí quản lý phát sinh liên tục ngoài dự kiến. Đây cũng là thời điểm phù hợp để cân nhắc chuyển sang mô hình trọn gói hoặc linh động hơn.
