Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (virtual office) là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch, đăng ký kinh doanh hợp pháp tại một toà nhà văn phòng thực tế, mà không cần doanh nghiệp phải thuê và sử dụng không gian vật lý cố định tại đó. Doanh nghiệp sử dụng địa chỉ này để đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, nhận thư từ, hoá đơn, và có thể sử dụng thêm các dịch vụ đi kèm như lễ tân, phòng họp theo giờ khi cần tiếp khách hoặc đối tác.
Đây là giải pháp phổ biến với doanh nghiệp mới thành lập, freelancer chuyển đổi lên mô hình công ty, hoặc doanh nghiệp muốn có địa chỉ tại khu vực trung tâm mà không phát sinh chi phí thuê văn phòng cố định.
Văn phòng ảo có hợp pháp để đăng ký kinh doanh không?
Có. Pháp luật doanh nghiệp hiện hành không cấm việc sử dụng địa chỉ văn phòng ảo (địa chỉ thuê theo hình thức dịch vụ) để đăng ký làm trụ sở chính, miễn là địa chỉ đó xác định rõ ràng, hợp pháp và không thuộc các khu vực bị hạn chế đặt trụ sở như một số loại hình chung cư chỉ có chức năng để ở. Điều kiện quan trọng nhất là đơn vị cho thuê văn phòng ảo phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ đó, và địa chỉ phải có khả năng tiếp nhận công tác kiểm tra, xác minh trụ sở của cơ quan quản lý nhà nước khi cần.
MAX OFFICE cung cấp địa chỉ văn phòng ảo tại các toà nhà văn phòng thực tế, có đầy đủ hồ sơ pháp lý chứng minh quyền sử dụng hợp pháp, đảm bảo doanh nghiệp đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế thuận lợi ngay từ đầu.
Văn phòng ảo dùng để làm gì trong hoạt động của doanh nghiệp
Cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo cho các mục đích sau:
- Đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số thuế tại địa chỉ hợp lệ
- Nhận thư từ, bưu phẩm, hoá đơn, văn bản từ cơ quan nhà nước
- Sử dụng địa chỉ trên hoá đơn, hợp đồng, tài liệu giao dịch với khách hàng, đối tác
- Sử dụng phòng họp, không gian tiếp khách theo giờ khi có nhu cầu (tuỳ gói dịch vụ)
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với địa chỉ tại khu vực trung tâm, thay vì địa chỉ nhà riêng
Những lưu ý khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các điểm sau:
- Đơn vị cung cấp có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng...)
- Địa chỉ không thuộc diện bị hạn chế đăng ký trụ sở kinh doanh
- Các dịch vụ đi kèm (nhận thư, phòng họp, lễ tân) có tính thêm phí hay đã bao gồm trong gói
- Đơn vị có nhiều chi nhánh, để dễ chuyển đổi địa chỉ nếu doanh nghiệp mở rộng sang khu vực khác
- Điều khoản hợp đồng về thời hạn, gia hạn và chính sách khi chấm dứt sử dụng dịch vụ
Văn phòng ảo phù hợp với những đối tượng nào
Văn phòng ảo phù hợp nhất với doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhu cầu không gian làm việc cố định, doanh nghiệp hoạt động chủ yếu online hoặc làm việc từ xa, và các công ty muốn tối ưu chi phí vận hành trong giai đoạn đầu nhưng vẫn cần địa chỉ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp tại khu vực trung tâm. Nếu doanh nghiệp của bạn cần không gian làm việc thực tế cho đội ngũ nhân sự hàng ngày, nên cân nhắc thêm phương án văn phòng trọn gói hoặc coworking space.
